Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Sandra Wöllner, handelnd unter NOEMA AI
Am Höhenweg 6
08371 Glauchau
Deutschland
Telefon: 03763 6495508
Fax: 03763 1389993
E-Mail: kontakt@noema-ai.de

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Je nach Verarbeitung beruht dies insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an einem sicheren und nachvollziehbaren Geschäftsbetrieb oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung eingeholt wird.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

3. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird auf Serverinfrastruktur von webtropia, einem Angebot der WIIT AG, betrieben. Soweit der Hostinganbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist hierfür eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Beim Abruf der Website können technisch erforderliche Server-Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Referrer, Browserkennung und HTTP-Status. Dies dient der Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Webserver-Protokolle werden in der derzeitigen Konfiguration höchstens 14 Tage vorgehalten, soweit kein Sicherheitsvorfall eine längere Sicherung einzelner Datensätze erfordert.

4. Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie NOEMA AI per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, werden Ihre Kontaktdaten, der Inhalt Ihrer Mitteilung und die zur Bearbeitung erforderlichen Metadaten verarbeitet. Bei vertragsbezogenen Anfragen erfolgt dies nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Wenn NOEMA AI telefonisch nicht persönlich erreichbar ist, kann eine digitale Assistenz das Gespräch entgegennehmen und eine Nachricht zur weiteren Bearbeitung erfassen. Dabei werden nur die Angaben verarbeitet, die Sie im Gespräch mitteilen und die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind, insbesondere Kontaktdaten, Rückruf- oder Terminwünsche sowie der Inhalt Ihrer Nachricht.

Die Verarbeitung erfolgt bei vertragsbezogenen Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der zuverlässigen Erreichbarkeit und der geordneten Bearbeitung eingehender Anfragen.

Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust und missbräuchlicher Verwendung geschützt. Soweit für einzelne technische Verarbeitungsschritte Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Einsatz unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Für die freiwillige Kontaktaufnahme über WhatsApp Business wird der Dienst der WhatsApp Ireland Limited genutzt. Dabei können insbesondere Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname bzw. Profilbild, soweit von Ihnen freigegeben, Nachrichteninhalte und Kommunikationsmetadaten verarbeitet werden. Vertragsbezogene Anfragen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bearbeitet, sonstige Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; alternativ stehen E-Mail und Telefon zur Verfügung. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine Passwörter, privaten Schlüssel, API-Schlüssel oder sonstige besonders schutzbedürftige Zugangsdaten. Weitere Informationen zur Verarbeitung durch WhatsApp finden Sie in der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie.

5. Projektanfrage auf der Website

Die Projektanfrage auf der Kontaktseite speichert die Eingaben nicht auf dem Webserver. Das Formular erzeugt ausschließlich im Browser eine vorbereitete E-Mail. Erst wenn Sie diese Nachricht in Ihrem eigenen E-Mail-Programm absenden, werden die Daten an NOEMA AI übermittelt.

Pflichtangaben sind Name, E-Mail-Adresse, Leistungsart und Projektbeschreibung. Unternehmen, Telefonnummer und Angaben zur Infrastruktur sind freiwillig. Bitte übermitteln Sie über dieses Formular keine Passwörter, privaten Schlüssel, API-Schlüssel, Wiederherstellungscodes oder besonders schutzbedürftigen Inhalte.

Die Projektanfrage ist unverbindlich. Durch das Absenden der E-Mail kommt noch kein Vertrag zustande. Diese Beschreibung betrifft ausschließlich das allgemeine E-Mail-Anfrageformular auf der Kontaktseite; die gesonderten Online-Vertragsformulare mit eigener Datenverarbeitung sind im Abschnitt 6a erläutert.

6. Support und Tickets

Supportanfragen an support@noema-ai.de werden zur Bearbeitung technischer Anliegen verarbeitet. Dabei können Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Systembezeichnung, Fehlerbeschreibung, Kommunikationsverlauf und technisch erforderliche Diagnoseinformationen anfallen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei bestehenden oder angebahnten Vertragsverhältnissen und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Diagnosedaten werden auf das für die Fehleranalyse erforderliche Maß beschränkt. Zugangsdaten sollen nicht in gewöhnlichen Support-E-Mails übermittelt werden.

6a. Digitale Vertragsformulare und elektronischer Widerruf

Auf noema-ai.de/vertrag/ können Kunden ohne Benutzerkonto eine Vertrags- beziehungsweise Auftragsanfrage ausfüllen, rechtliche Dokumente einsehen und Unterlagen mit einfacher elektronischer Signatur übermitteln. Auf noema-ai.de/widerruf/ können Verbraucher eine Widerrufserklärung ohne Anmeldung in zwei Schritten abgeben. Ein Widerruf ist weiterhin formlos per E-Mail oder Brief möglich. Der Eingang von Vertragsunterlagen bedeutet keine automatische Auftragsannahme.

Verarbeitete Daten: Abhängig vom Formular insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten, Unternehmen, Projekt- und Systemangaben, Angaben zu vereinbarten Systemfreigaben und einer gegebenenfalls erforderlichen AVV, rechtlich erforderliche Erklärungen, Unterschrift (bei gezeichneter Unterschrift Bilddaten), Formular- und Dokumentversionen, Vorgangsnummern sowie Zeitpunkte und Nachweise des Eingangs. Beim Widerruf insbesondere Name, die von Ihnen gemachten Angaben zum Vertrag, eine elektronische Kontaktadresse zur Eingangsbestätigung, Inhalt, Datum und Uhrzeit der Erklärung. Zugangspasswörter und sonstige Geheimnisse dürfen nicht übermittelt werden.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Entgegennahme, Bearbeitung und Dokumentation von Auftragsanfragen und Vertragsunterlagen erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Bearbeitung gesetzlich erforderlicher Widerrufserklärungen und ihrer Eingangsbestätigungen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen verbraucherrechtlichen Vorschriften, einschließlich § 356a BGB, soweit anwendbar. Technische Sicherheit, Missbrauchsabwehr und erforderliche Nachweise dienen berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die zuverlässige, sichere und nachvollziehbare Bearbeitung der Vorgänge.

Interne Verarbeitung der Onlineformulare: Die Formularoberflächen werden über unseren Webserver (VPS1) ausgeliefert. Ihre Eingaben werden über eine verschlüsselte Verbindung an unseren getrennten Vertragsdienst (VPS2) übertragen. Bereits während der Bearbeitung können Entwürfe in der zugriffsgeschützten Vorgangsdatenbank gespeichert werden; Formular- und Widerrufsdaten sind dort anwendungsseitig verschlüsselt. Nach dem Absenden erzeugt das System eine Vorgangsnummer und, soweit vorgesehen, PDF-Unterlagen mit den übermittelten Angaben und der elektronischen Unterschrift. Diese Unterlagen und zugehörige Nachweise werden in einem nicht öffentlich zugänglichen Archiv einschließlich technischer Sicherungen abgelegt. Der Zugriff ist auf die für Betrieb und Bearbeitung berechtigten Personen beschränkt.

Interner Supportablauf mit SMTP und Zammad: Für die Bearbeitung werden die Vertragsunterlagen beziehungsweise Widerrufserklärungen über unsere bestehende E-Mail-Infrastruktur an support@noema-ai.de gesendet. Unser Zammad-System ruft diese E-Mails aus dem Supportpostfach ab und erstellt daraus interne Tickets; eine direkte Übermittlung Ihrer Eingaben an eine externe Ticketplattform ist nicht Bestandteil dieses Ablaufs. Vertragskopien und Widerrufs-Eingangsbestätigungen versenden wir an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Beim Versand an externe E-Mail-Postfächer können auch die beteiligten E-Mail-Provider und Transportdienstleister Daten verarbeiten. E-Mail ist grundsätzlich keine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kommunikation. Der Betrieb der Server erfolgt unter Einbeziehung des Hostinganbieters. Deshalb bedeutet „intern“ nicht, dass technisch keinerlei Dienstleister beteiligt sind.

Keine automatisierte Übergabe an externe KI-Dienste: Die über dieses Onlineformular eingereichten Vertrags-, Signatur- und Widerrufsdaten werden im regulären Formularablauf nicht automatisch an externe generative KI-Systeme zur Auswertung übertragen. Für eine etwaige KI-Verarbeitung im konkreten Kundenprojekt gelten die gesonderten Angaben im Abschnitt „KI-Unterstützung in Kundenprojekten“ und die erforderlichen vertraglichen Freigaben.

Erforderliche Angaben: Die im jeweiligen Formular als Pflichtfelder bezeichneten Angaben sind für die elektronische Bearbeitung, die Vertragseinordnung oder die Zuordnung des Widerrufs erforderlich. Ohne diese Angaben kann der jeweilige elektronische Vorgang möglicherweise nicht abgeschlossen werden. Der Widerruf kann unabhängig vom Onlineformular auch formlos per E-Mail oder Brief erklärt werden.

Sitzung und Sicherheit: Für den Formularablauf verwendet die Anwendung ein technisch erforderliches, auf die Domain beschränktes Sitzungscookie mit der Bezeichnung __Host-nc_session (reguläre Sitzungsdauer bis zu 120 Minuten). Es dient der Zuordnung des laufenden Formulars, nicht zu Werbe- oder Trackingzwecken. Zusätzlich dienen ein unsichtbares Spam-Schutzfeld, einmalige Startnachweise, Ratenbegrenzungen, Origin- und CSRF-Prüfung sowie serverseitige Validierung der Missbrauchsabwehr. IP-Adressen können in technisch notwendigen Sicherheits- und Serverprotokollen verarbeitet werden. Das zusätzlich vorbereitete Cloudflare Turnstile wird derzeit nicht für die Formularprüfung eingesetzt; vor einer Aktivierung werden diese Hinweise anhand der dann tatsächlich eingesetzten Konfiguration ergänzt.

Speicherdauer: Nicht abgeschlossene Formularentwürfe, abgeschlossene Vertragsvorgänge, Widerrufe, Versandnachweise und deren Archiv- beziehungsweise Sicherungskopien haben unterschiedliche Aufbewahrungszwecke. Sie werden nach Zweckfortfall und Ablauf einschlägiger gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen gelöscht, soweit keine rechtliche Sicherung nötig ist. Gesetzlich relevante Geschäftskorrespondenz kann sechs Jahre und steuerlich relevante Belege acht Jahre aufzubewahren sein. Die konkreten technischen Löschläufe und Sicherungsfristen werden im internen Löschkonzept festgelegt und müssen mit der tatsächlichen Konfiguration übereinstimmen. Weitere Hinweise zu Ihren Rechten, Beschwerdemöglichkeiten und Drittländern finden Sie in den weiteren Abschnitten.

7. Kunden-, Auftrags- und Abrechnungsdaten

Für Angebote, Aufträge, Leistungsdokumentation, Rechnungen und die kaufmännische Abwicklung verarbeitet NOEMA AI insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Vertrags- und Leistungsdaten, Rechnungsdaten sowie erforderliche Kommunikations- und Zahlungsinformationen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Für die kaufmännische Verarbeitung kann der Cloud-Dienst FastBill GmbH, Brüsseler Str. 1–3, 60327 Frankfurt am Main, eingesetzt werden. Personenbezogene Kundendaten werden dort nur im für Angebot, Auftrag, Rechnung und Buchhaltung erforderlichen Umfang verarbeitet. Soweit FastBill personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist hierfür eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Rechnungen und Buchungsbelege werden aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Pflichten grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt; empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO, § 14b UStG und, soweit anwendbar, § 257 HGB. Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften mit dem Schluss des betreffenden Kalenderjahres. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine andere gesetzliche Pflicht oder ein erforderlicher Rechtsnachweis entgegensteht. Empfänger können, soweit erforderlich, unsere Bank sowie Finanzbehörden sein. Sonstige Projekt- und Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald sie für Vertrag, Gewährleistung, Rechtsverteidigung oder sonstige legitime Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

8. Fernwartung und technische Administration

Fernwartung erfolgt nur auf Grundlage eines konkreten Auftrags und einer Systemfreigabe. Je nach Vereinbarung können AnyDesk (AnyDesk Software GmbH, Türlenstraße 2, 70191 Stuttgart), TeamViewer QuickSupport (TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen), SSH oder eine andere ausdrücklich vereinbarte Zugriffsmethode verwendet werden. Dabei können technische Verbindungsdaten wie Geräte-ID, IP-Adresse und Zeitpunkt der Sitzung sowie die auf dem freigegebenen System technisch sichtbaren Daten verarbeitet werden. Fernwartungsverbindungen werden verschlüsselt übertragen.

Der Zugriff wird auf die vereinbarte Tätigkeit und die freigegebenen Systeme beschränkt. Soweit NOEMA AI bei der Fernwartung personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, wird vor der entsprechenden Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Passwörter, private Schlüssel, API-Schlüssel und vergleichbare Geheimnisse werden nicht in Auftragsformularen erfasst und nicht in externe generative KI-Dienste eingegeben. Sie sollen ausschließlich über einen hierfür geeigneten, gesondert abgestimmten Weg bereitgestellt werden.

9. Cookies, Local Storage und Tracking

Die öffentliche Website setzt derzeit keine Marketing- oder Analyse-Cookies ein und verwendet keinen Local Storage für Trackingzwecke. Auf den Informationsseiten unterstützt JavaScript unter anderem Navigation und Darstellung. Die gesonderten Onlineformulare unter /vertrag/ und /widerruf/ verwenden zusätzlich technisch notwendige Funktionen zur Eingabeprüfung, Sitzungssicherung, Übermittlung und gegebenenfalls elektronischen Unterschrift. Dafür wird das im Abschnitt „Digitale Vertragsformulare und elektronischer Widerruf“ erläuterte, zeitlich begrenzte Sitzungscookie verwendet. Das Cookie dient nicht Werbezwecken. Derzeit werden keine Marketing- oder Analyse-Technologien eingesetzt, für die eine entsprechende Einwilligung über ein Cookie-Banner einzuholen wäre.

10. Empfehlungslink zu webtropia

Die Website kann einen gekennzeichneten Empfehlungslink zu webtropia.com enthalten. Beim bloßen Besuch von noema-ai.de entsteht dadurch keine Verbindung zu webtropia. Erst beim Anklicken verlassen Sie die Website von NOEMA AI. Der Link enthält eine Kennung des Kunde-wirbt-Kunde-Programms; bei einer erfolgreichen Bestellung kann NOEMA AI eine Gutschrift erhalten. Für Sie entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten.

11. KI-Unterstützung in Kundenprojekten

NOEMA AI kann bei ausdrücklich vereinbarten Leistungen KI-gestützte Systeme zur Unterstützung bei Programmierung, Fehleranalyse, Dokumentation, Konfiguration, Automatisierung und technischer Bewertung einsetzen. Technische Entscheidungen und produktive Änderungen bleiben unter menschlicher Kontrolle.

Ohne ausdrückliche dokumentierte Freigabe des Auftraggebers werden projektbezogene personenbezogene oder vertrauliche Informationen nicht an externe generative KI-Dienste übermittelt. Tatsächlich anonymisierte technische Informationen können verarbeitet werden, wenn ein Personenbezug nicht hergestellt werden kann. Pseudonymisierte Daten werden weiterhin als personenbezogene Daten behandelt.

Sollen personenbezogene oder pseudonymisierte Daten extern verarbeitet werden, werden Anbieter beziehungsweise Dienst, Zweck, Datenkategorien und ein möglicher Drittlandbezug vorab dokumentiert. Handelt NOEMA AI als Auftragsverarbeiter, muss die Einbindung zusätzlich nach der jeweiligen AVV zulässig sein.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger personenbezogener Daten können – abhängig vom konkreten Vorgang – Hosting-, E-Mail-, Fernwartungs-, Buchhaltungs-, Telekommunikations- oder sonstige technische Dienstleister sein. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken findet nicht statt. Dienstleister erhalten nur die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten und sind, soweit dies nach ihrer Rolle erforderlich ist, nach Art. 28 DSGVO vertraglich einzubinden.

13. Übermittlungen in Drittländer

Bei einzelnen externen Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelten die Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Anbieter kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in Betracht. Die für den konkret eingesetzten Dienst erforderliche Übermittlungsgrundlage muss vor einer produktiven Verarbeitung personenbezogener Daten feststehen und dokumentiert sein.

14. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@noema-ai.de.

16. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für NOEMA AI ist insbesondere die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Maternistraße 17, 01067 Dresden, erreichbar unter post@sdtb.sachsen.de.

17. Automatisierte Entscheidungen

NOEMA AI setzt im Zusammenhang mit Website, Projektanfrage oder Support keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

18. Änderungen und Stand

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich eingesetzte Dienste oder tatsächliche Datenflüsse ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.

Stand: 2. November 2026.